La inteligencia artificial tiene la capacidad de procesar una reunión en cuestión de minutos, generando transcripciones, resúmenes y listas de tareas. Sin embargo, este proceso también convierte las conversaciones internas en archivos que pueden almacenar información confidencial como datos de clientes, precios, estrategias comerciales y referencias a empleados.
Ante este panorama, el principal reto para las organizaciones es utilizar estas herramientas sin comprometer el control sobre datos sensibles, de acuerdo con un análisis realizado por la firma peruana Grabar IA. ¿Cuáles son los escenarios que deben evaluarse?
Cuando la conversación interna se vuelve un archivo corporativo
Juan Luis Auccatoma, desarrollador de Whaticket y fundador de Grabar IA, indica que la adopción de herramientas de inteligencia artificial en reuniones de trabajo obliga a las compañías a revisar sus protocolos de privacidad y protección de datos. El experto destaca que una plática interna puede transformarse en un archivo que concentra información valiosa tanto para la empresa como para sus colaboradores.
Las grabaciones pueden contener precios, planes comerciales, datos financieros, información personal, evaluaciones de desempeño y diálogos con clientes.
A diferencia de una minuta, que resume acuerdos y decisiones, el registro completo guarda intervenciones, contexto y referencias que no deberían estar al alcance de todos los integrantes de la organización.
La tecnología no reemplaza las obligaciones de la organización que decide grabar. Cada empresa debe establecer sus políticas internas y revisar legalmente sus casos de uso
— señaló Auccatoma.
Reglas imprescindibles antes de implementar IA en reuniones
Según Auccatoma, una organización que integre una herramienta de este tipo debe considerar, al menos, los siguientes puntos:
- Notificación anticipada a los asistentes: comunicar antes del encuentro que la charla será registrada y procesada de forma automatizada.
- Finalidad del registro: explicar para qué se usará la información, ya sea para elaborar una minuta, documentar acuerdos, ordenar pendientes o asignar tareas.
- Datos que se conservarán: precisar qué contenido quedará almacenado y por cuánto tiempo, incluidos el audio, la transcripción, los resúmenes y los compromisos detectados.
- Personas autorizadas: definir quiénes podrán acceder a las grabaciones, transcripciones o resúmenes y restringir la consulta a quienes tengan una necesidad vinculada con el trabajo.
- Información sensible: considerar que ciertas reuniones pueden contener datos personales, precios, estrategias comerciales, información financiera, evaluaciones laborales o conversaciones con clientes.
- Uso posterior del contenido: evitar que una grabación autorizada para elaborar un resumen se use luego para una finalidad distinta de la que se informó a los participantes.
- Medidas de seguridad: revisar permisos de acceso, cifrado, almacenamiento, eliminación de archivos y protocolos ante posibles incidentes.
El creador de Grabar IA añadió que las compañías deben informar a los participantes sobre cómo ejercer sus derechos y, en los casos necesarios, solicitar su consentimiento. Además, la empresa deberá evaluar si existen transferencias internacionales de datos, especialmente cuando el procesamiento o almacenamiento se realiza mediante proveedores tecnológicos ubicados fuera del Perú.
De la minuta al registro íntegro de una conversación de trabajo
No obstante, Auccatoma resalta que estas aplicaciones pueden disminuir el tiempo que los equipos invierten en tomar notas, elaborar minutas, revisar grabaciones y localizar compromisos dispersos en correos, chats y documentos.
También pueden ayudar a evitar reuniones repetidas o retrasos derivados de tareas que quedaron sin un responsable o una fecha definidos
— explicó.
Como ejemplo, mencionó el caso de un empleado que emplea 15 minutos en organizar la minuta y las tareas pendientes de cada reunión. Si asiste a cuatro juntas semanales, podría ahorrar aproximadamente una hora por semana, es decir, unas cuatro horas al mes, señaló.
Para estimar el impacto económico potencial en una empresa, sugirió multiplicar las horas recuperadas por el costo horario de los empleados involucrados. Esto varía según cada organización.
El fundador también indicó que el beneficio no se reduce al tiempo administrativo. Si los acuerdos quedan dispersos, una compañía puede perder datos importantes para ventas, soporte, desarrollo de productos o coordinación interna.
La posibilidad de volver a una conversación y ubicar el origen de una decisión, una objeción comercial o una tarea pendiente puede reducir errores de ejecución y facilitar el seguimiento de compromisos
— sentenció.
Información clave sobre Grabar IA
- Grabar IA, desarrollada por el emprendedor peruano Juan Luis Auccatoma, registra y transcribe reuniones para detectar acuerdos, responsables, plazos y tareas pendientes.
- La herramienta pretende organizar decisiones que normalmente se hallan dispersas en correos, chats, notas y grabaciones, para facilitar el seguimiento de compromisos en los equipos.
- Funciona en Windows y macOS, puede emplearse en juntas virtuales o presenciales y está disponible en Perú, Colombia y México.
Fuente: Infobae