Aunque los medios de pago digitales están creciendo rápidamente, el efectivo sigue siendo un componente esencial de las transacciones en Ecuador. Según el Forex Cash Index 2025, aproximadamente el 40% de las transacciones en la economía ecuatoriana se realizan con dinero en efectivo, lo que destaca su relevancia en el comercio presencial y en ciertos segmentos del mercado. A pesar de la creciente adopción de pagos digitales, el efectivo todavía representa entre el 20% y el 60% de las transacciones, dependiendo del sector y el contexto, lo que refleja desafíos en la inclusión financiera y en la adopción de tecnologías de pago.
En este escenario, José Luis Rodríguez, director General de Prosegur Cash en Ecuador, señala: «En Ecuador, aunque los pagos electrónicos ganan terreno, el efectivo sigue siendo una parte significativa de las transacciones diarias y pilar de nuestra economía. No se trata de una competencia entre medios de pago, sino de una convivencia entre ellos para ofrecer mayores opciones de consumo para todos los ecuatorianos. Es fundamental que las empresas adopten prácticas sólidas de gestión del efectivo para proteger sus recursos y garantizar la seguridad en cada transacción.»
A continuación, presentamos cinco recomendaciones clave para mejorar la gestión del efectivo en las empresas.
1. Establecer procedimientos claros y estandarizados
Definir procesos bien documentados para recibir, reconciliar, almacenar y depositar el efectivo es esencial para reducir errores y mejorar la trazabilidad. Esto incluye establecer protocolos para el cierre diario de caja, y para el registro detallado de ingresos, salidas y depósitos bancarios programados. Al documentar cada paso, se asegura que todos los involucrados entiendan sus responsabilidades y se minimicen las inconsistencias.
2. Separación de funciones y doble control
Separar las responsabilidades clave, como asegurar que quien recibe el efectivo no sea el mismo que lo cuenta o concilia, ayuda a reducir riesgos de fraude interno. Implementar un control dual, como tener dos personas presentes durante el conteo de caja o el armado de depósitos, aumenta la transparencia y reduce los errores. Este tipo de controles es especialmente importante en operaciones que manejan grandes volúmenes de efectivo.
3. Capacitación continua del personal
Es crucial capacitar al personal en el uso adecuado de sistemas de punto de venta (POS), en la detección de billetes falsos y en las mejores prácticas para realizar cierres de caja seguros. Una formación continua no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también aumenta la confianza de los trabajadores al manejar dinero físico, lo que se traduce en menores discrepancias y una gestión más ordenada.
4. Uso de tecnología y herramientas seguras
La inversión en tecnologías y servicios adecuados, como cajas fuertes inteligentes, contadoras de billetes y sistemas automáticos de gestión de efectivo para su digitalización, reduce la exposición a errores y riesgos. Estas herramientas permiten un seguimiento más efectivo del dinero y facilitan auditorías internas y conciliaciones, además de optimizar el tiempo de los colaboradores al reducir tareas manuales repetitivas.
5. Auditorías regulares
Realizar auditorías periódicas y conciliaciones diarias entre el efectivo registrado y el físico es crucial para identificar discrepancias de manera oportuna. Además, implementar recuentos sorpresa y revisiones de procesos ayuda a mantener un control constante, detectando vulnerabilidades antes de que se conviertan en problemas graves.